Cuidados ao escolher uma ferramenta para gerenciar o fluxo de processos gráficos

Empresas que utilizam um fluxo de trabalho inteligente, conseguem controlar todo o processo de impressão, desde a preparação do arquivo até a finalização do produto. Mas na hora de escolher um software é preciso prestar atenção em alguns detalhes.

A comunicação entre as equipes de trabalho deve ocorrer de maneira clara e precisa para evitar ruídos, e quando se trata de gerenciar processos gráficos, isso é ainda mais necessário. As empresas que adotam ferramentas profissionais, têm uma vantagem muito grande em relação às que ainda utilizam métodos tradicionais. Além disso, o fluxo de trabalho inteligente também é uma forma de reduzir custos e otimizar recursos, o que é essencial para se manter competitivo no mercado.

Neste artigo você vai ver:

• Antes de gerenciar, é preciso entender o fluxo de trabalho
• A importância de ter fluxo de trabalho
• As atividades no gerenciamento de processos gráficos
• Cuidado com os ruídos de comunicação
• Alguns cuidados na hora de contratar uma ferramenta para gerenciar processos gráficos

Antes de gerenciar, é preciso entender o fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho (workflow) é tudo aquilo pode ser adotado pela gestão de uma empresa para  aumentar a eficiência. Além de proporcionar melhora contínua nos processos usados pelas equipes, ele pode ser visto como um trabalho que flui de um processo para outro, por meio de uma ferramenta ou através de outro processo. 

Por que é importante ter fluxo de trabalho nos processos gráficos? 

Adotar metodologias que controlem o fluxo de trabalho nos processos gráficos é importante porque ajuda a reduzir os desperdícios, retrabalho nos layouts, os custos operacionais e minimizar o recall de embalagens. 

Com o uso das ferramentas inteligentes é possível identificar as práticas que agregam valor aos processos gráficos, além de ter mais transparência e agilidade para os jobs do dia a dia, facilitando a comunicação, a aprovações de artes e a clareza da hierarquia das informações. Ou seja, os ganhos proporcionam melhora da qualidade de trabalho e maior satisfação dos clientes. 

Agora que você já viu o que é um workflow e a sua importância nos processos gráficos, vamos visualizar algumas das atividades dentro dos processos gráficos e os pontos de atenção envolvendo o seu gerenciamento.

Quais são as atividades no gerenciamento de processos gráficos?

Gerenciar processos gráficos envolve uma série de rotinas e atividades importantes para garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Algumas das principais atividades incluem, por exemplo:

• Planejamento de produção: definir o fluxo de trabalho, determinar prazos e alocar recursos para cada etapa;
• Controle de qualidade: verificar se os materiais desenvolvidos estão dentro dos padrões estabelecidos, identificar problemas e propor soluções para melhorar o processo;
• Gerenciamento de materiais: responsável pelo controle de estoque e pela compra de substratos necessários para a produção gráfica, no caso do convertedor.
• Acompanhamento de pedidos: monitora o andamento dos pedidos, garantindo que sejam entregues no prazo estabelecido e de acordo com as especificações solicitadas.

Essas são apenas algumas das rotinas envolvidas no gerenciamento de processos gráficos. Cada empresa pode ter suas particularidades e necessidades específicas. Por isso, o ponto de partida na escolha de uma ferramenta, deve ser a possibilidade dela ser customizável de acordo com cada cenário. 

Ruídos na comunicação interna

A boa comunicação é a chave para criar sintonia entre todos os envolvidos. Sempre que surgem falhas no controle das informações, a produtividade fica comprometida. 

Cuidado com a comunicação sem controle

A comunicação precisa acontecer de maneira clara em todas as instâncias do trabalho. Quando se fala em gerenciar processos gráficos, os ruídos de comunicação precisam ser evitados ao máximo, pois eles atrapalham o fluxo.

Se cada um receber e repassar informações da maneira como bem entender, o processo se transformará em um telefone sem fio. 

Afinar a comunicação entre dono de marca, agências e convertedores de embalagens, deve ser prioridade para que o produto final seja entregue de maneira impecável. Para isso, o ideal é automatizar as etapas do processo, utilizando ferramentas específicas, que façam o gerenciamento de maneira eficaz. Nesse sentido, é primordial tomar alguns cuidados na hora de fazer as escolhas, como veremos a seguir.

Vou contratar uma ferramenta para gerenciar processos gráficos, e agora?

É preciso tomar alguns cuidados antes de se decidir por uma ferramenta. Selecionamos algumas dicas que podem te ajudar na escolha.

1. Opte por aquela que resolve seu problema

Há inúmeras opções no mercado, das mais completas às mais simples. Por isso, na hora de contratar talvez seja melhor buscar uma opção que entregue o que você precisa. Pesquise com quem já usa para saber as vantagens e desvantagens antes de fechar negócio.

Não escolha pelo tamanho da ferramenta ou pela quantidade de coisas que ela tem. Os custos podem ficar elevados e você acaba contratando algo de que nem precise agora.

2. Evite a descentralização de informações

Em segundo lugar, escolha um software que centralize as informações que sua operação mais tem necessidade. Assim, é possível aumentar a conexão entre os colaboradores e o processo, com feedbacks mais rápidos e dinâmicos, além de ter uma visualização ampla de todas as etapas, podendo identificar com facilidade os gargalos de produção.

3. Fuja da divergência de opiniões

Trabalhar  com um workflow descontrolado pode gerar opiniões divergentes acerca da aprovação das artes, por exemplo. Esta etapa precisa ser segura e ao mesmo tempo simples. Lembre-se que podem existir casos onde a decisão é tomada por várias pessoas, em versões diferentes de arquivos.

Nesse caso, a plataforma de aprovação remota ajuda no controle da informação, onde é possível definir quem serão as pessoas envolvidas e acompanhar em tempo real todo o processo de alterações até a definição final.

4. Dê preferência para as rotinas automatizadas

Quando buscar uma ferramenta para gerenciar processos gráficos, procure por uma que automatize a rotina. Alertas de movimentações sendo feitas dentro do projeto é um exemplo de automatização eficiente, pois todo o fluxo fica registrado com data, hora, responsabilidades e pessoas envolvidas.

Escolha aquela que entrega principalmente o necessário e não promove a redução de trabalho. O tempo é um bem valioso para a sua equipe e operação, por isso fique atento a isto e faça o tempo trabalhar a seu favor.

5. Fluxos personalizados

E por fim, cada negócio tem suas próprias características e necessitam de um fluxo específico. Algumas ferramentas tentam colocar as suas demandas dentro de um padrão que nem sempre faz sentido. Por isso, é importante ter autonomia para mapear as etapas do seu negócio e definir o fluxo que o seu pedido irá percorrer.