O que é mais importante para o bom andamento e cumprimento dos prazos de um lançamento de produto? A produção? A entrega visual? A aprovação? Sabemos que tudo isso faz parte, mas o que fazer para entregar no prazo? Isso só acontece com um bom gerenciamento de pedidos.

O lançamento de um produto no mercado é a consequência de uma boa gestão de pedidos! É a soma de uma série de engrenagens que precisam estar em sincronia para chegar ao produto final. De toda forma, para lançar um produto é muito importante ter em mente quais os empecilhos ao gerenciar os pedidos, pois uma vez bem estruturada esta gestão, dificilmente ocorrerão atrasos.

Hoje iremos falar sobre as 7 principais falhas dentro dessa gestão de pedidos, que acabam acarretando atrasos com relação ao lançamento do produto. Fique com a gente e boa leitura.

1 – Informações perdidas

Muitas informações são perdidas durante o processo de construção de um produto, por conta da troca de e-mails, mensagens e até mesmo em diálogos, sem as devidas anotações. A causa direta desse ruído de comunicação é o retrabalho na criação de um material.

Essa incoerência de dados se dá, em muitos casos, pela falta de organização na gestão de pedidos. Ou seja, a informação pode ser perdida ao passar por múltiplos canais que contém detalhes técnicos sobre o pedido. 

O fato é que a falta de um canal específico para a comunicação, e que suporte as necessidades do pedido, irá causar esse tipo de transtorno, e refletirá na entrega do produto.

2 – Métodos engessados de aprovação

Hoje a internet nos provê a facilidade de acesso em qualquer lugar, obtermos informações em tempo real. Muitas vezes, a falta de consciência da empresa em relação a algo tão simples, acaba engessando todo o processo. 

Comumente acontece de algo que poderia ser aprovado através de uma simples conferência digital, ser adiado dias e dias por necessidade de uma assinatura, ou até um visto presencial do cliente. E deslocamento físico, envolve trânsito, e comprometimento de tempo, por algo que poderia ser feito no escritório de trabalho ou no home office.

3 – Desorganização de materiais

Todos já passamos por um momento em que procurávamos algo e estava bem na nossa frente, mas por conta de uma nomenclatura diferente, em muitos casos, acabou passando batido ou despercebido, não é mesmo?

Dito isso, outro fator que causa muita dor de cabeça em qualquer lugar é a desorganização. Cada indivíduo possui um método organizacional próprio, em que o entendimento se torna fácil. Mas será que esse entendimento é fácil para todos? Pois bem, nesses momentos é importante que a organização de todos os materiais estejam de forma padronizada para todos os responsáveis por aquele departamento. 

Dessa forma, na ausência de alguém, ou na substituição do responsável, por exemplo, conseguimos dar andamento ao processo geral. Pois assim, tudo está dentro de uma diretriz planejada, programada e estruturada para o bom funcionamento de um fluxo na gestão de pedidos.

4 – Backup e segurança

É tão comum que chega a ser uma rotina. O processo de armazenamento de informações em mais de um local, é chamado backup. Que nada mais é do que a segurança no arquivamento dos materiais, informações, dados ou qualquer layout de criação. 

O backup garante que não haja perda total proveniente de inúmeros fatores, como a queda de energia, algum dano estrutural ou até mesmo esquecimento por tempo de inatividade. Ou seja, temos a garantia de ter uma cópia de segurança, que irá salvar o trabalho.

Esse fator de segurança, porém, às vezes é negligenciado, e acaba trazendo graves atrasos para uma entrega de um job. 

Imagine uma situação em que você está terminando aquele projeto incrível e por acidente chutou, sem querer, o nobreak da sua máquina? Pois bem, quem possui um backup ativo e recorrente, não vai se preocupar com isso. Porque sabe que o trabalho foi salvo.

Sendo assim, é importante estar previsto na sua gestão de pedidos esse procedimento. Se ele estiver bem organizado dentro de uma diretriz, que na ausência da peça usual, o apelo ao backup seja simples e não cause engasgos na rotina.

5 – Ausência de automatização dos processos

A ausência de uma automação de processos toma muito tempo, exemplos disso são as caixas de entrada, cheias de e-mails sobre o mesmo assunto. Ou seja, inúmeros arquivos ocupando espaço desnecessário e outros fatores que impactam no tempo dedicado à gestão de pedidos. 

Isso acaba influenciando na entrega do produto final, e não apenas no tempo que é perdido, com as informações pertinentes ao desenvolvimento do produto. Nesse sentido, com a chegada dos meios digitais as formas de comunicação se tornaram ainda mais rápidas e eficazes. 

Dentro desse raciocínio, o processo de gestão de pedidos e informações deve acompanhar esse pensamento, em que a agilidade e otimização dão espaço a muito mais tempo produtivo.

6 – Difícil acesso

Quando se trata de uma dinâmica de serviço, é importante que o acesso às informações se tornem rápidas e eficientes. Ainda mais nos tempos de hoje, que nos permitem todo o tipo de facilidades na palma da mão com um acesso direto feito pelo celular.

Uma das coisas que com o passar dos tempos foram se tornando cada vez mais fáceis, foram os acessos às ferramentas para trabalho. Exemplos disso, são as facilidades de armazenamento em nuvem, em que não precisamos instalar aplicativos ou arquivos executáveis para acompanhar o andamento do trabalho. Ou seja, facilitando assim o acesso ao ambiente de ofício, com o acompanhamento em tempo real dos progressos e status de cada pedido.

Portanto, em uma gestão eficiente de pedidos o acesso às informações precisam ser eficientes, rápidas e acessíveis em qualquer ambiente digital.

7 – Recebimento e compartilhamento das informações

Hoje o mundo gira em torno da informação. Isso vale para literalmente tudo, desde a confecção de um produto até a sua cadeia logística de distribuição. Nesse sentido, a velocidade de acesso à informação tem uma relação direta com o tempo destinado à criação e as possíveis alterações de produto. 

Ou seja, quanto mais rápido for o entendimento dos entraves no fluxo de trabalho, mais tempo pode ser dedicado ao que realmente importa na criação de um produto. E a grande falha nesse processo é o tempo perdido. Pois a informação precisa acontecer de maneira ágil, permitindo que todos os trâmites  aconteçam dentro dos prazos alinhados com o cliente.

Sendo assim, quando tudo está bem alinhado a um mecanismo que centraliza a informação, é muito simples o acompanhamento de todas as fases. Mas para que isso funcione perfeitamente é necessário um pré-requisito. Uma diretriz que ao ser  compartilhada condiz com as necessidades de quem precisa averiguar e aprovar cada etapa de uma gestão de pedidos. 

Dessa forma, para um bom fluxo de informação é importante um mapeamento amplo, que abranja todo o percurso que o pedido irá percorrer.

Agora que já falamos sobre alguns dos processos que acabam gerando gargalos na gestão de pedidos, que tal apontarmos uma solução para tudo isso?

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