Conheça uma etapa muito importante dentro do processo gráfico que precisa ser executada com perfeição.
O processo de aprovação de artes faz parte da rotina de quem trabalha no segmento gráfico. Negligenciá-la é um erro grave e certamente irá lhe trazer dor de cabeça no futuro. Afinal, quem nunca errou um número do código de barras e a sequência ficou errada? Ou esqueceu de adicionar algum ingrediente na tabela nutricional?
É por isso que elaboramos essa lista com 6 problemas comuns no processo de aprovação de artes e como evitá-los. Vem com a gente e boa leitura!
1 – Tenha um checklist próprio dos principais pontos a serem conferidos
Elabore uma lista dos itens que você não pode esquecer de conferir, como:
- Verificou código de barras?
- Conferiu o logotipo?
- Checou a tabela nutricional?
- Analisou se as dimensões estão corretas?
- Averiguou se as cores estão corretas?
Mais importante que a criação desse checklist é segui-los à risca. Ou seja, não vale deixar de usar porque está com pouco tempo ou porque já se acostumou com o processo. Geralmente são nesses itens que deixamos passar algo.
2 – Formato do arquivo enviado
É habitual encaminharmos mais de um arquivo para aprovação de um trabalho, entre eles estão, por exemplo, o layout, as fontes, os links, etc. Com essa variedade de arquivos é normal enviarmos algum item em formato que o cliente não consiga abrir. Ou ainda, que esteja em uma versão diferente do que seu cliente dispõe.
A dica é, se possível, você deve exportar tudo em um único arquivo no formato JPEG ou PNG. Esses formatos são amplamente utilizados no mundo da web. Além disso, eles fornecem uma qualidade final altíssima. Ou seja, desse modo você e seu cliente verão o mesmo resultado, diminuindo a chance de erro por falta de algum detalhe.
Mas se não for possível a exportação nesses formatos, combine com antecedência qual software e formato o seu cliente utiliza.
3 – Muitas pessoas envolvidas na aprovação
É comum o processo de aprovação de arte depender de mais de uma pessoa para ser realizado. Ou ainda, acrescentar o time comercial em cópia, para serem atualizados sobre cada etapa. E quanto mais pessoas incluídas, maior a chance de esquecermos de alguém. E aí já sabe né?! Dor de cabeça na certa!
Então, tenha uma lista salva e de fácil acesso com a equipe de aprovação de cada cliente. Dessa forma fica mais difícil esquecer alguma dessas pessoas e agiliza o envio da sua aprovação.
4 – Tempo de aprovação muito longo
Levanta o dedo quem já encaminhou um item para aprovação e não teve retorno imediato. E após um longo período o cliente aprova e o mesmo se torna super urgente! Pois é, essa é outra situação bem chata e muito corriqueira.
Nossa recomendação é que você tenha uma lista com todas as aprovações enviadas, contendo dados importantes como, por exemplo, a data, a descrição, o cliente envolvido, etc. Com as aprovações organizadas, é importante separar um tempinho diariamente para cobrar um retorno do seu cliente. Seguindo essa dica, você pode reduzir drasticamente o tempo médio de suas aprovações, ou seja, diminuindo o prazo final de entrega do seu produto.
5 – Falta de clareza nas observações a serem corrigidas
Um dos problemas mais recorrentes nas empresas é a falta (ou excesso) de comunicação. E no processo de aprovação de artes, não poderia ser diferente. Cerca de 95% das empresas, realiza a suas aprovações através do e-mail, o que dificulta ao revisor adicionar comentários em áreas específicas da arte enviada.
Para amenizar esse transtorno, é necessário que você foque 100% na mensagem que deseja transmitir. Sendo assim, é necessário ser o mais objetivo possível. Evitar possíveis distrações que possam afetar o entendimento do receptor da mensagem. Se possível, elabore uma lista numerada dos itens a serem corrigidos. Ou seja, a organização aqui é o ponto principal.
6 – Versionamento dos arquivos
E por fim, temos uma situação comum que muita gente já passou: encaminhar a versão errada do arquivo para o seu cliente. Isso causa um transtorno desnecessário e atrasa seus prazos iniciais. Se o arquivo que você está trabalhando é muito antigo, a chance de ele estar desatualizado é grande.
Então, quando você receber a solicitação da arte, fique atento a essas datas e peça ao seu cliente qual a última versão do item a ser trabalho. Desse modo muito retrabalho pode ser eliminado, ganhando tempo para você e seu cliente
Conheça a LinkFlow
Agora que você já identificou alguns problemas comuns no processo de aprovação de artes, precisa conhecer a nossa plataforma online de aprovação de artes. Com ela, você resolverá esses e outros problemas de maneira rápida e sem burocracia.