Instituir o processo é benéfico em muitos pontos para as empresas e pode até reduzir custos.

Ter um controle eficaz de rastreabilidade na aprovação de artes evita problemas e inconsistências que atrapalham no andamento dos projetos e interferem na relação com os clientes.

Por isso, nesse artigo você vai perceber as consequências por não adotar a rastreabilidade. 

Neste artigo você verá:

• O que é a rastreabilidade;
• A importância de adotar a rastreabilidade das empresas;
• A rastreabilidade e gargalos de produtividade;
• Como o uso da rastreabilidade ajuda a identificar erros;
• Como se faz a operacionalização da rastreabilidade;
• Conhecer alguns benefícios de usar o sistema de rastreabilidade nas aprovações de artes.

O que é rastreabilidade?

Talvez você não saiba ao certo do que estamos falando e por isso é importante ter conhecimento do que é rastreabilidade. Trata-se da capacidade de identificar insumos, matérias-primas e os demais componentes de um produto. Ela também é importante para garantir a segurança dos produtos aos consumidores e atestar informações como país de origem, espécie de alimento, mas também pode ser aplicada em processos produtivos na empresa, como na aprovação de artes de embalagens.

Qual a importância da rastreabilidade?

Em alguns tipos de indústria a rastreabilidade está prevista em lei, como uma exigência. Quando falamos no fato da rastreabilidade na aprovação de artes, temos uma questão ligada ao sistema de gestão de qualidade e dos planos de segurança. Trabalhar com um sistema de rastreabilidade eficaz garante controle completo sobre as informações e dados de um processo produtivo. Processos desta natureza estão ligados a diversas demandas como legislação, exigências de mercado e consumo, documentação e uso de recursos. 

A rastreabilidade e gargalos de produtividade 

Gargalos de produtividade são problemas que impedem ou dificultam o fluxo de trabalho em uma empresa. Quando não são identificados, eles podem afetar negativamente a produtividade da equipe e comprometer os resultados da empresa. Veja algumas problemáticas que costumam ser identificadas com o rastreamento no “vai e vem” de informações de uma cadeia produtiva:

Atrasos nos prazos

Os atrasos na entrega dos trabalhos e na aprovação das artes interferem na produtividade e no planejamento. Para ajudar no cumprimento de prazos, configure alarmes e lembretes pontuais antes do prazo de entrega. O ideal é ter um software de workflow, assim, você pode configurar alertas antes do prazo final. Ou seja, criar uma contagem regressiva para se manter dentro do cronograma.

Falhas na conferência dos textos

Os erros de grafia, palavras quebradas, separações erradas e acentuação, por exemplo, são falhas mais comuns de acontecerem. Isso pode ser evitado fazendo a leitura e conferência das informações. Quanto mais pessoas fizerem esta conferência, menores serão as chances de aparecerem erros.

Verificação do padrão cromático

As cores representam as características finais do produto impresso. Para não ter erro, faça a verificação do padrão cromático usado pelo criador do layout da embalagem. O cliente nem sempre está atento a estes detalhes. Se algo passar despercebido, um sistema de rastreamento conseguirá identificar isso. Cores especiais, Pantones, separação CMYK, enfim, é importante informar o perfil e a quantidade de cores que irá compor o trabalho. Nesse sentido, salvar estes padrões para uma impressão futura ajudará na reimpressão do job.

A versão dos arquivos

Encaminhar a versão errada do arquivo finalizado para o cliente. Isso causa um transtorno e atrasa prazos iniciais de entrega do job. Fique atento às datas, desse modo o retrabalho pode ser mitigado.

Falta de clareza nas alterações

A falta ou excesso de comunicação através do e-mail, dificulta o trabalho do revisor, ao adicionar comentários em áreas específicas da arte enviada. Elaborar uma lista numerada dos itens a serem corrigidos ajuda no processo. A organização é o ponto principal. Por isso, ter um sistema que contenha um checklist ajuda no cronograma das alterações.

Erros podem ser identificados

É fundamental que as falhas nos processos sejam minimizadas. A falta de atenção e padronização podem ser fatores cruciais para que ocorra esse tipo de problema. Identificar o setor que deixou passar despercebido, erros numa embalagem, ajudará a empresa a requalificar esse profissional e assim mitigar falhas futuras. É uma questão de alinhamento nos processos para serem mais assertivos.

Um sistema de automação, para aprovação de layouts e de fluxo produtivo, é essencial para o monitoramento dos pedidos. O ideal é definir o time de aprovação, adicionar essa equipe num sistema para ser notificada automaticamente a cada evolução do processo. Afinal, sem controle fica difícil ter uma produção assertiva e um processo eficaz. 

Depois de definido o uso da rastreabilidade, realize testes e verifique se o mesmo é eficaz ou se há necessidade de melhorias. Assim, sua empresa estará preparada para cumprir as exigências e com sistema de gestão seguro.

Operacionalizando a rastreabilidade

O processo de rastreabilidade é composto de cinco etapas: organização, alinhamento dos dados, registro dos dados, requerimento da rastreabilidade e uso da informação. A aplicação é baseada no cumprimento de determinadas funcionalidades entre diversos parceiros ao longo da cadeia de abastecimento. 

Alguns benefícios de aplicar a rastreabilidade nos processos produtivos

É importante que as empresas estejam sempre atentas e busquem soluções para melhorar a eficiência e produtividade de seus processos. Sendo assim, veja alguns benefícios em usar a mecânica do rastreamento:

• Ajuda na redução de custos, pois torna os processos mais eficazes, facilitando para as empresas identificarem em que ponto da cadeia o item se encontra;
• Contribui para a realização de ações de prevenção e ocorrência de problemas, pois melhora os diagnósticos; 
• Protege a marca. A rastreabilidade permite mapear os materiais usados no processo produtivo e identificar possíveis contaminações ou problemas de segurança;
• Identificar os itens em atraso, cobrar a equipe de trabalho de forma assertiva, ter relatórios das alterações aprovadas, consultar facilmente as informações e detalhes técnicos dos projetos e ser alertado instantaneamente a cada alteração das etapas;  
• Agilidade na produção, com isso é possível ter um controle maior sobre as etapas da produção, identificando gargalos e aumentando a eficiência do processo. Além de facilitar que se tenha uma noção exata do tempo de recebimento dos substratos para a impressão flexo (no caso do convertedor), insumos de produção e entrega até o ponto de venda (se for um dono de marca);
• Ajuda nas tomadas de decisões, que passam a ser mais eficazes, baseadas em dados. Números ajudam nas deliberações, seja na hora de trocar um fornecedor, dispensar um funcionário, investir em um novo equipamento ou software;
• Melhoria da comunicação, pois permite que todas as partes envolvidas no processo de aprovação de artes tenham acesso às informações necessárias e alterações realizadas, facilitando a comunicação e evitando possíveis falhas;
• Há melhora do controle de qualidade, pois é possível fazer o monitoramento de todos os processos produtivos. A rastreabilidade permite identificar rapidamente possíveis problemas na produção, evitando falhas em série e perda de tempo e dinheiro.

Conheça o LinkFlow

E por fim, a LinkFlow tem um sistema pensado para facilitar a rastreabilidade na aprovação de artes. A Gestão de Aprovações permite que se faça a aprovação dos trabalhos com maior agilidade, segurança e de forma remota. Por meio da ferramenta, é possível definir o grupo de aprovação que será necessário para o trabalho e ativar notificações automáticas. Por fim, são gerados relatórios inteligentes que ajudam a ter dados de todos os procedimentos realizados até a aprovação final da arte.