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Como se prevenir e evitar erros enfrentados por Convertedores

Como se prevenir e evitar erros enfrentados por Convertedores

Lidar com problemas que podem comprometer a entrega do produto final é um desafio constante para o setor produtivo, incluindo os convertedores de embalagens.

Neste artigo, separamos alguns erros enfrentados por Convertedores de embalagens que podem ser antecipados ou até mesmo eliminados da cadeia produtiva.

Neste artigo você encontra mais sobre:

  • Gargalos de produção
  • Falta de um sistema para unificar a informação
  • Organização de arquivos
  • Aprovação de artes
  • Como lidar com os erros
  • Gestão de Fluxos

Gargalos de Produção

Os gargalos de produção são obstáculos que afetam a produtividade e podem impactar negativamente uma empresa. Dentre os principais podemos citar:

Falta de matéria-prima: Um dos gargalos mais críticos, a falta de matéria-prima pode resultar em crises globais ou problemas nas rotas comerciais. Uma gestão de estoque eficiente é essencial para evitar a escassez de materiais e garantir entregas pontuais.

Falta de manutenção nos equipamentos: A prevenção é fundamental para evitar paradas na produção devido a problemas mecânicos. Investir em manutenção regular dos equipamentos é crucial para a eficiência da linha de produção.

Problemas na comunicação Interna: Quando os processos não estão bem definidos, a comunicação interna se torna um gargalo. Erros e atrasos podem ocorrer em um processo de “telefone sem fio”. A transparência nos processos é essencial para minimizar riscos.

Falta de padrão: A ausência de padrões de produção leva à desorganização e ao achismo. Estabelecer parâmetros claros, como fichas técnicas, é essencial para garantir que todos os envolvidos compreendam o que deve ser feito e como deve ser feito.

Falta de um sistema para unificar a informação

Um dos principais problemas abordados é a falta de um sistema padronizado para acompanhar o progresso dos pedidos, o que resulta em atrasos e na perda de informações importantes.

Para citar alguns exemplos de erros que um sistema poderia ajudar a evitar, destacamos:

Ruído de comunicação: O processo de impressão de embalagens requer um número considerável de pessoas durante a execução, envolvendo a gráfica, o cliente, a agência, etc. Com todo este volume de pessoas, cresce o volume de informações sendo enviadas e recebidas. O problema aqui é que cada pessoa pode utilizar um canal de comunicação diferente (e-mail, telefone, whatsApp, etc) e, por conta disso, a informação pode ficar comprometida ou até mesmo perdida.

Padronização das fichas técnicas: A falta de padronização nas fichas técnicas usadas pelos envolvidos, juntamente com a organização inadequada de arquivos, também são destacadas como obstáculos significativos. A falta de um sistema flexível que permita ajustar o fluxo de trabalho de acordo com as necessidades específicas pode resultar em custos desnecessários.

Gestão de pedidos: Um único pedido passa por vários departamentos, desde o comercial, passando pela pré-impressão, impressão, logística, qualidade, etc. Ao adotar um sistema unificado, você conecta todos os departamentos e pessoas em um único lugar, concentrando a informação em um ambiente acessível para eventuais consultas. Além disso, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar, para tomadas de decisão mais rápidas e seguras.

Organização de arquivos

Além de criar uma cultura de padronização para os nomes dos arquivos utilizados na impressão de uma embalagem, é preciso organizá-los de forma transparente e de fácil acesso para quem for consultar ou avaliar versões anteriores. Isso inclui controle de versão, data de fechamento, quem visualizou e quando, qual versão foi aprovada, comparativo de versões e por aí vai. Isso não apenas facilita a localização de informações essenciais, mas também garante a continuidade das operações, mesmo com mudanças de pessoal.

Aprovação de artes

Como vimos anteriormente, os erros comuns enfrentados por convertedores estão bastante presentes no processo comercial e na produção. Mas existe um ponto que também contribui para atrasos na produção e possíveis retrabalhos: a aprovação de artes.

A aprovação de artes sendo feita de forma fragmentada e dispersa, com informações espalhadas em vários canais, torna difícil compreender o contexto e organizar as informações. Além disso, a falta de clareza pode causar mal-entendidos e atrasos na aprovação. A demora nas respostas também é um fator que pode comprometer o processo.

Vamos analisar um exemplo

A aprovação por e-mail, onde um cliente demora para responder, acaba deixando o trabalho lento, resultando em um possível atraso na entrega. Entendemos que seu cliente pode ter várias demandas durante o dia, com outras prioridades, deixando os e-mails em segundo plano.

Da mesma forma, você não tem como controlar todos os e-mails enviados, lidos e respondidos, todos os dias. Afinal, são dezenas de mensagens trocadas através deste canal e, nem sempre, estão relacionadas às aprovações.

Neste caso, o uso de uma ferramenta de aprovação de arte é a solução ideal. Um sistema de acompanhamento de aprovação de layouts centraliza a comunicação, torna as alterações e feedbacks mais visíveis e permite a interação em tempo real. Isso evita retrabalhos e problemas com embalagens, melhorando a eficiência e a agilidade do processo de aprovação.

Ebook criação do Layout, aprovação de artes, impressão e logística

Por fim, como lidar com estes erros comuns enfrentados por convertedores?

A resposta é bem simples. Tenha em mente que quando a informação fica dispersa, os problemas surgem com mais facilidade.

Você deve ter percebido que falamos bastante aqui em “concentrar a informação em um único canal”. Porém, nem só de informação é feita a impressão de uma embalagem. Por isso, além da informação, temos a comunicação, os processos, a produção, as artes, etc.

Na hora de escolher um software para gerenciar seu fluxo de trabalho, opte por algo o mais completo possível. Escolha aquele que vai suprir suas principais demandas.

A dica aqui é se preparar para saber o que você deverá saber sobre o software que está avaliando. Portanto, siga estes passos abaixo para saber o que avaliar:

  • Liste o máximo de atividades desempenhadas no seu processo
  • Avalie quantas pessoas participam do projeto e a quais organizações elas pertencem
  • Identifique os principais problemas que surgem durante o processo, desde o comercial até a entrega final
  • Converse abertamente com os consultores de cada plataforma, antes de se decidir
  • Avalie a possibilidade de testar durante um período, com os seus projetos reais
  • Mantenha sua mente aberta para receber sugestões de melhorias em sua cadeia produtiva
  • Não tome decisões baseadas somente no preço, mas sim na entrega
  • Verifique como será o suporte técnico, implantação e treinamento da equipe

Conheça o módulo de Gestão de Fluxos LinkFlow

Todos os pontos adicionados neste artigo são apenas algumas de uma série de situações apresentadas por convertedores reais, que já trabalham com a LinkFlow. Por isso, queremos te convidar para conhecer um software completo, concebido por quem entende de flexografia, e desenvolvido por uma equipe técnica que vivencia diariamente o trabalho de convertedores de embalagens.

Venha falar com a gente, solicite uma demonstração sem compromisso e faça o teste.

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